Обязательства возникают у предприятий и предпринимателей в процессе хозяйственной деятельности, при получении товара или услуги. Гарантийное письмо об оплате задолженности подтверждает готовность покупателя их выполнить. Документ с гарантиями оплаты составляется не только покупателем, но и поставщиком. Покупатель таким документом гарантирует оплату долга, поставщик – поставку товара в случае внесения предоплаты.
Несмотря на несерьезное название, это – ответственный и важный документ. От правильности его составления зависит исход деловых отношений.
Гарантийное письмо – деловой документ
Письмо с гарантией оплаты – вид делового документа. Его суть выражение готовности одного участника сделки или договора другому о готовности осуществления платежа на счет получателя. Намерение оплаты выражается:
- обещанием погасить накопившийся долг до указанной даты;
- в случае предоплаты – гарантией того, что товар будет поставлен в срок;
просьбой отсрочить проведение предоплаты, если договор ее предусматривает, а услуги или товар уже получены;- в гарантии перечисления средств по задолженности за предоставленный товар;
- в гарантии оплаты планируемой поставки до определенного срока, или обещание оплаты по поставке в кратчайшие сроки;
- в просьбе о проведении платежа покупателем авансом, и одновременно с этим – обещание выполнить обязательства по поставке быстрее указанного срока;
- другое в соответствии с условиями сделки.
Не все юристы поддерживают юридическую важность такого документа – оно дополнительно подтверждает определенное в договоре ранее данное обязательство. Стороны не отказываются от их выполнения, гарантийное заверение – просьба изменения отдельных договоренностей, и сторона-получатель может игнорировать предложение или согласиться.
Гарантийные письма используются в различных случаях, но наиболее часто – при возникновении вопроса об оплате долга. Писать его могут как юридические, так и физические лица. Его часто используют банки для работы с должниками.
Гарантии и юридические документы
В первую очередь гарантийное письмо – элемент делового документооборота и этикета. Ни одним законом не определяется:
- порядок составления;
- текст;
- правила исполнения выписанных в нем обещаний.
При рассмотрении судебных споров считается, что они декларируют исключительно намерения одной стороны по отношению к другой. Какую роль играют эти документы при защите интересов получателя гарантийного письма, и когда они приобретают юридическую силу?
Если поставщик составляет его и предлагает покупателю поставку на некоторых условиях, оно приобретает свойства договора. И если покупатель отвечает согласием, отправляя продавцу письмо, это можно рассматривать, как заключение соглашения, переписка продавца и получателя будут иметь юридическую силу.
При судебном споре, в случае невыполнения обязательств, переписка покупателя и продавца будут рассматриваться судом, как факт заключения договора. Например, покупатель гарантировал оплату, но обязательства не исполнил, то оно защитит интересы продавца при вынесении судебного решения. Важным при такой ситуации будет правильность написания – в нем обязаны прописываться присущие договорам важные условия.
В случае наличия просроченной задолженности по оплате (длительной дебиторской задолженности) поставщик или кредитор может принудительно взыскать долг, инициировав судебное разбирательство. Законом определен трехлетний срок для таки споров. Но течение исковой давности может получить новый отсчет, если должник пришлет гарантийное письмо кредитору с обязательствами по уплате долга. С момента официального получения документа отсчет срока начинается вновь. (ВС РФ 12.11.2001 г.).
Иногда в контрактах прописывают возможность переноса сроков обязательств одной из сторон через направление писем- гарантий. Если оно направлено после даты договора, то имеет силу вносить поправки в сроки исполнения.
Когда пункт о регулировании сроков не прописан, письма с гарантиями не будут иметь законной силы – стороны будут обязаны придерживаться договорных обязательств. Перемещение срока проплаты будет возможно, если обе стороны достигнут договоренности.
Как и когда оформляется гарантия
В мире бизнеса деловая репутация фирмы или предпринимателя ценится даже выше, чем ее капитал. Гарантийное письмо выступает частью делового этикета, способом поддержания доверия между деловыми партнерами. Его написание становится выражением воли сторон, подтверждением сотрудничества. Документ можно рассматривать, как:
- подтверждение доброй воли в регулировании проблем между сторонами до заседания суда;
- оферту, предшествующую договору и предлагающую сделку, устанавливающую способ ее оплаты;
- подтверждение желания сохранять деловые отношения при возникновении сложностей с оплатой на указанном этапе (на сделки и сроки, прописанные в нем).
Но не следует рассматривать письмо, как полную гарантию оплаты – выданные таким образом обещания часто нарушаются.
Особенности написания документа
Текст гарантийного письма об оплате задолженности не имеет жестко регламентированной формы. Но для законной силы, следует соблюдать его форму и содержание. Письмо составляется в деловом стиле, а суть в нем излагается кратко и сжать. На документе должна присутствовать подпись. Ее может оставлять только лицо, которое имеет право оставлять подписи на финансовых документах. Если право подписи делегируется, то к нему прилагается нотариально заверенная доверенность на это лицо.
Реквизиты сторон, указываемых в тексте, прописываются полно и точно, без пропусков и сокращений. Ошибка в написании может привести к непризнанию судом документа, утраты им юридической силы. К письму должен прилагаться документ, подтверждающий наличие обязательств – накладная, договор, соглашения сторон. Сумма обязательства прописывается цифрами и прописью, без сокращений, как и банковские реквизиты.
Если документ состоит из нескольких листов, он нумеруются и сшиваются для получения единого документа. Сзади нити прошивки проклеиваются накладкой со стандартной надписью (в этом письме пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью сколько-то страниц, количество листов указывается цифрами и прописью, заверяется печатью и подписью автора).
Письмо скрепляется официальной печатью организации. Если есть несколько печатей – то той, которая заверяет финансовые документы. При написании письма предпринимателем, не имеющем печати, его подпись обязана быть засвидетельствована нотариусом. На документе должна присутствовать нумерация и дата. Письмо следует составлять на официальном бланке организации.
Процедура составления
Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? Правый угол вверху занимает:
- название адресата в общепринятом сокращении (ООО, например); полностью должность руководителя;
- его фамилия и инициалы;
- адрес получателя.
Внеся данные, следует переходить к заполнению левого угла. В нем прописываются реквизиты автора, указанные полностью, и номер документа по журналу исходящей регистрации. Затем стоит разместить сведения посередине. Здесь прописывается наименование и основной текст, содержащий указание на действия по оплате.
Документ в обязательном порядке должен быть подписан. Манипуляция должна быть выполнена первым и вторым лицом фирмы с обязательной расшифровкой подписей. На бланке ставится печать организации, оттиск должен быть четким и разборчивым.
Пример гарантийного письма должен содержать в тексте фразы в обязательном порядке:
- гарантируем оплату;
- оплату к данному сроку подтверждаем;
- настоящим подтверждаем гарантированную проплату;
- оплату в сроки, (документ) гарантируем.
Документ составляется обычно в двух экземплярах, адресату передается:
- почтой с описью и уведомлением;
- специальной курьерской почтой с пометкой о вручении;
- электронной почтой, имеющей статус официальной для фирмы с приложением сканированного изображения документа с мокрой печатью.
Следует ли отвечать такую корреспонденцию
Поскольку эти документы – часть этикета в бизнесе, то ответ на гарантийное письмо нужен в любом случае, даже если долг погашен.
Обязательно отвечают на письма с гарантиями:
- если это письмо оферта с предложением о сотрудничестве и подписании договора;
- при нарушении автором документа прописанных сроков;
- нарушителю договорных обязательств предъявлены санкции.
Возбуждение судебного дела тоже является вариантом ответа.
Пример готового документа
Здесь можно скачать образец-инструкцию, позволяющую понять, как составить письмо о обязательстве погашения долга за услуги в 2018 году.
Гарантийное письмо об оплате задолженности
Образец
ООО «Компания» ООО «Фирма»,
Адрес: 222600, Московская область,
директору Петровой И.С.
г. Мытищи,
пр.Победы, 22,
ИНН\КПП 0000000000\000000000
No1 от 00.00.2018
Гарантийное письмо
По результатам проведения между ООО «Компания» и ООО «Фирма» сверки расчетов в течение 01.01.2018 г. – 04.04.2018 г. у ООО «Компания» выявилась задолженность по оказанным Вами услугам в размере 132 500 (сто тридцать две тысячи пятьсот) рублей. Указанная задолженность нами признается в полном объеме.
Оплату всей выявленной задолженности гарантируем до 20.04.2018 г.
Директор ООО «Компания» __________________ /Иванов В.В.
Главный бухгалтер ООО «Спектр» ___________/Сидорова А.А.
