В любых деловых отношениях рано или поздно может возникнуть конфликт, и в мире бизнеса это считается нормальным. Но бывает так, что этот конфликт очень серьёзный, и кажется, что решить проблему можно только в судебном порядке. Но не стоит торопиться — есть и более цивилизованный способ урегулирования споров. К примеру, вопрос с долгами можно попытаться решить, написав письменную претензию.
Что представляет из себя претензия о взыскании задолженности
Как и в случае с обычным письмом, письмо-претензия является обращением одного лица к другому. В деловой претензии всегда указывается причина, по которой составитель обращения считает, что его права ущемлены. Такая корреспонденция может быть адресована:
- партнёру по бизнесу
- коммерческой или некоммерческой организации
- должнику
В качестве причины может выступать недовольство качеством выполненной работы или другие обстоятельства, нанёсшие фирме экономический вред. Письмо-претензия о задолженности является своего рода предупреждением. За ним, в случая игнорирования, как правило следует обращение в судебные органы, которые разрешат спор в законодательном порядке.
О том, что претензия может быть направлена, часто упоминается в договорах. К примеру, при поставке товара. Письма такого рода могут быть адресованы и поставщикам услуг. В этом случае указываются все неудобства и обстоятельства, при которых возникшие проблемы привели к сокращению бюджета. Нередко описание неприятностей сопровождается просьбой устранить брак.
Правила грамотного составления претензии
Чтобы составить такое письмо грамотно, лучше всего писать его, отталкиваясь от образца. Так можно полностью избежать всех проблем с оформлением и, как следствие, повысить шансы успешного урегулирования конфликта. Структура обращения может варьироваться, но в деловом письме такого рода обязательно должны быть:
- фамилия, имя и отчество отправителя
- название и юридический адрес организации, намеревающейся взыскать задолженность
- фамилия, имя и отчество руководителя фирмы или физического лица, в сторону которых направляется претензия
- юридический или физический адрес должника
- подробное описание причины, по которой отправитель считает свои права ущемлёнными — список нарушений должен быть подкреплён отсылками к актуальным статьям закона РФ
- действия отправителя в случае игнорирования претензии или неустранения всех нарушений
- детальная информация о размерах задолженности с реквизитами для её погашения
- печать организации, предъявляющей претензию, с личной подписью составителя обращения
- дата составления письма
Претензия о взыскании задолженности может быть и рукописной, но рекомендуется выбирать печатный вариант. Он более удобен для прочтения и позволяет снизить риск недопонимания сторон конфликта.
Нюансы, о которых необходимо знать при составлении письма-претензии
Письмо такого рода может быть отправлено в адрес абсолютно любой организации. Поэтому существуют правила, которых необходимо придерживаться как отправителю, так и получателю деловой претензии.
В письме, помимо суммы долга, должна быть указана исчерпывающая информация о процентах или пени (если предъявитель претензии намеревается взыскать и их). Кроме этих сведений, обязательно указывается дата погашения, точная сумма долга к этой дате и последствия, к которым приведёт неуплата задолженности.
Не лишней будет и включенный в претензию расчёт, из которого получателю будет предельно понятно, как была начислена сумма, которую он должен уплатить.
Как правильно отреагировать на получение долговой претензии
В случае получения такого письма, его нельзя оставлять без ответа. Иначе отправитель, скорее всего, оценит это как нежелание урегулировать спор в досудебном порядке.
В ответном письме обязательно должны быть:
- дата поступления письма-претензии
- причина, по которой долг не был выплачен вовремя (в случае, если о нём было известно заранее)
- взгляд получателя на возникший конфликт
В случае, если получатель согласен с изложенными претензиями, указываются сроки и порядок, в котором он намеревается погасить задолженность.
Общие правила для любого письма-претензии
Следующие правила действуют как для юридических, так и для физических лиц:
текст письма должен быть простым, понятным, и не должен содержать двусмысленностей- требование должно быть сформулировано чётко
- ответ на письмо должен быть направлен не позднее чем через 10 дней с момента его получения — это деловой этикет
- письмо должно содержать исчерпывающие реквизиты обоих сторон и актуальные контактные данные
Требования не должны быть голословными. Любые из них обязательно должны быть подкреплены отсылками к закону или копиями документов. Несмотря на то, что направить деловую претензию проще, чем обратиться в суд, к ней стоит относиться со всей серьёзностью. Только грамотно составленный документ может помочь урегулировать спор без суда.
